امروز چهارشنبه ۲۲ آذر ۱۳۹۶ برابر با 13 دسامبر 2017
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
دفتر اسناد رسمی شماره 36 کرمانشاه

ض ـ حق شفعه

۶۱ ـ نیازی به کسب موافقت شریک برای تنظیم سند انتقال نیست.

در مورد سؤال دفترخانه ۲۸۳ تهران مبنی بر این که (اگر مالک مشاعی قصد انتقال سهم خود را به غیر داشته باشد آیا امضاء و حضور شریک از باب اسقاط حق شفعه لازم و ضروری است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «در مواردی که شخصی که ملک خود را با دیگری شریک می‌باشد قصد انتقال قدرالسهم خود را به غیر دارد هیچ‌گونه نیازی به کسب موافقت شریک دیگر برای تنظیم سند انتقال لازم به نظر نمی‌رسد».

ط ـ دفتریار

۱۶ ـ اختصاص پانزده درصد تحریر به دفتریار از کل حق‌التحریر

در خصوص سؤال دفترخانه ۶ سقز تحت شماره ۱۰۲۰/۳۷ ج ـ ۷/۲/۷۹ مبنی بر (۱۵% حق‌التحریر که به دفتریار تعلق خواهد گرفت آیا پس از کسر ۱۵% کارکنان و ۱۰% کانون و پرداخت بیمه اجتماعی و هزینه‌های دفترخانه محاسبه خواهد شد یا از کل حق‌التحریر؟) بحث و بررسی به عمل آمد و به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: «با توجه به قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی موضوع ماده ۵۴ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۷۳ مجلس شورای اسلامی، پانزده درصد از کل حق‌التحریر توسط سردفتر به دفتریار اول دفترخانه پرداخت خواهد شد».

۲۲ ـ در ستون ملاحظات ثبت مراتب عزل و یا فک رهن نیازی به امضاء دفتریار ندارد.

در خصوص سؤال دفترخانه ۳۸۸ تهران بدین شرح (مراتب فک رهن و یا عزل وکیل که در ملاحظات ثبت دفتر قید می‌شود پس از امضاء سردفتر، آیا نیاز به امضاء دفتریار می‌باشد یا خیر؟) به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: «در مواردی که مراتب عزل وکیل و فک رهن در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد با توجه به ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ و بند الف ماده ۲۳ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ نیاز به امضاء دفتریار ندارد».

۷۵ ـ در ماده ۲۳ قانون دفاتر وظایف دفتریار آمده است.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۶ فسا مبنی بر این که (آیا با توجه به ماده ۳۰ و ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ دفتریار وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد یا این که دفتریار فقط وظیفه امضاء اسناد و تنظیم دفتر درآمد را دارد؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «وظایف دفتریار همان است که در ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ آمده است».

۱۶۲ ـ کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است.

در مورد سؤال دفترخانه ۴ خوانسار بدین شرح (هنگام مرخصی دفتریار و نیز هنگام کفالت امور دفتریاری و قبل از تعیین دفتریار دائم، چه میزان از ۱۵% متعلق به دفتریار کفیل است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۱۷ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ مبنی بر این که کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است لذا تمامی ۱۵% بند ۲ ماده واحده قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸/۲/۷۳ متعلق به دفتریار کفیل است».

۱۷۲ ـ درج حقوق دولتی در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد.

در خصوص سؤال دفترخانه ۱۱۱ تهران مبنی بر این که (آیا بند ۲ دستورالعمل شماره ۳۴۷۲/۱۰ مورخ ۲۸/۳/۶۹ ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر قید مبلغ حق‌الثبت در صدر و ذیل اسناد تنظیمی، ماده ۵۳ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۱۷ «مبنی بر درج مبلغ حق‌الثبت مأخوذی در دفتر در ستون حقوق دولتی» را نسخ نموده است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به رویه جاری که حقوق دولتی در متن اسناد قید و عیناً در دفتر سردفتر ثبت می‌شود درج مجدد آن در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد».

۱۷۷ ـ انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است.

در مورد سؤال دفترخانه ۸۱ اصفهان مبنی بر این که (چنانچه چند نفر ملکی را که دارای یک جلد سند مالکیت است مشاعاً خریداری نمایند و قصد انتقال آن را به غیر دارند آیا الزاماً باید هر یک برای خود سند مالکیت جداگانه اخذ نمایند و یا این که انتقال ملک مذکور با سند مالکیت فوق بلامانع است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «مستفاده از ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵/۴/۸۵ در صورتی که پاسخ استعلام ثبت حاکی از مطابقت دفتر املاک با سند مالکیت باشد انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است».

ظ ـ رویه دفاتر اسناد رسمی

۱۱ ـ مهلت ۵ روز ذکر شده در ماده ۵۲ قانون دفاتر اسناد رسمی شامل حق‌الثبت اسناد مالی و بدهی‌های ثبتی و مالیات نقل و انتقال نمی‌باشد.

در مورد سؤال دیگر دفترخانه مذکور مبنی بر این که (مطابق ماده ۵۲ قانون دفاتر اسناد رسمی، واریز وجوه عمومی وصول شده از طریق دفاتر اسناد رسمی مهلت پنج روز در نظر گرفته شده است. آیا ماده فوق شامل کلیه هزینه‌های وصولی از جمله حق الثبت، بدهی بقایای ثبتی، مالیات نقل و انتقال و غیره می‌شود یا خیر؟)

بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید:

با توجه به دستورالعمل شماره ۳۴۷۲ /۱۰ ـ ۲۸/۳/۶۹ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، حق‌الثبت اسناد مالی و بدهی‌های ثبتی قبل از تنظیم سند به موجب فیش‌های صادره توسط اصحاب معامله به بانک واریز می‌گردد و مالیات نقل و انتقال نیز طبق تبصره پنج ماده یک قانون وصول مالیات از اتومبیل‌های غیرسواری مصوب سال ۱۳۶۳ قبل از تنظیم سند به وسیله اصحاب معامله به حساب .وزارت امور اقتصادی و دارایی واریز و فیش پرداختی آن به دفترخانه ارائه می‌گردد. لذا موجبی برای وصول و یا واریز وجوه فوق‌الذکر برای دفترخانه متصور نمی‌باشد.

۲۲ ـ در ستون ملاحظات ثبت مراتب عزل و یا فک رهن نیازی به امضاء دفتریار ندارد.

در خصوص سؤال دفترخانه ۳۸۸ تهران بدین شرح (مراتب فک رهن و یا عزل وکیل که در ملاحظات ثبت دفتر قید می‌شود پس از امضاء سردفتر، آیا نیاز به امضاء دفتریار می‌باشد یا خیر؟) به شرح ذیل اتخاذ تصمیم گردید: «در مواردی که مراتب عزل وکیل و فک رهن در ستون ملاحظات ثبت مربوطه قید می‌گردد با توجه به ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ و بند الف ماده ۲۳ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ نیاز به امضاء دفتریار ندارد».

۲۹ ـ تنظیم اسناد برای شوهرخواهر و همسر برادر سردفتر

در خصوص سؤال دفترخانه ۵۳۷ تهران بدین شرح (تنظیم اسناد برای شوهرخواهر و همسر برادر توسط سردفتر صحیح است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «با توجه به قسمت اخیر ماده ۵۳ قانون ثبت مسئول دفتر نمی‌تواند اسناد کسانی را که با او قرابت نسبی تا درجه چهارم یا سببی تا درجه سوم دارند ثبت نماید».

۴۲ ـ مجوزی برای گرفتن اثر انگشت افراد باسواد به نظر نمی‌رسد.

در مورد دفترخانه۳۲ تهران مبنی بر این که (آیا می‌توان به متعاقدین تکلیف نمود که همراه با اقرار به یکسانی ثبت با سند و امضاء متن سند و دفتر اثر انگشت سبابه دست راست خود را نیز در سند و دفتر باقی گذارند؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که ایجاد هر تکلیفی نیاز به قانون دارد و با توجه به ماده ۶۷ قانون ثبت اثر انگشت مخصوص اشخاص بی‌سواد است، لذا برای گرفتن اثر انگشت از اشخاص باسواد مجوزی به نظر نمی‌رسد».

۴۳ ـ نیازی به اخذ امضای متعاملین در ظهر قبوض حق‌التحریر صادره نیست.

در خصوص نامه دفترخانه ۹ رشت مبنی بر این که (اخذ امضاء از اصحاب سند در ظهر قبوض حق‌التحریر لازم است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: با توجه به بند ۴۷۷ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر ۱۳۶۵ و بخشنامه شماره ۲۶۷ ـ س /۲ ـ ۲۲/۱/۱۳۶۱ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دفاتر موظفند در قبال وجوه دریافتی قبض رسید صادر و تسلیم نمایند و در صورتی که در سند تنظیمی مراتب صدور و تسلیم قبض حق‌التحریر ذکر شده و به امضای اصحاب سند رسیده باشد نیازی به اخذ امضا در ظهر قبوض صادره نیست.

۴۶ ـ تنظیم سند به استناد گواهی‌های حصر وراثت تا مبلغ موضوع در آن بلااشکال است.

در مورد نامه دفترخانه یک بیرجند بدین شرح (در گواهی‌های حصر وراثت که بعضاً میزان اعتبار آنها از مبلغ پنجاه هزار ریال تا دو میلیون ریال قید گردیده و اکنون اعتبار گواهی‌های مذکور تا میزان مبلغ ۱۰ میلیون ریال می‌باشد آیا تنظیم سند موروثی به استناد گواهی‌های مذکور به چه صورت امکان‌پذیر است؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که در گواهی‌های حصر وراثت که بدون درج در روزنامه صادر می‌گردد میزان اعتبار کلیه گواهی‌های مذکور تا ده میلیون ریال افزایش پیدا کرده لذا در مواردی که مبلغ سند کمتر از ده میلیون ریال باشد تنظیم سند به استناد گواهی‌های حصر وراثت تا مبلغ مرقوم بلااشکال است».

۶۲ ـ در خصوص اسنادی که در نسخ متعدد تنظیم می‌شود تفاوتی بین نسخه‌های سند وجود ندارد.

در خصوص سؤال دفترخانه ۳ دلیجان بدین شرح (در خصوص اسنادی که در نسخ متعدد در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود کدام یک از نسخه‌ها باید به ارباب رجوع تسلیم شود؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ تفاوتی بین نسخه‌های سند وجود ندارد و یک نسخه باید در دفترخانه بایگانی شود».

۶۸ ـ ثبت اسناد در دفاتر باید با جوهر ثابت صورت پذیرد.

در مورد سؤال دفترخانه ۶۶ رودسر بدین شرح (آیا نوشتن اسناد در دفاتر با خودکار یا روان‌نویس جایز است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «طبق بند ۶۹ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر ۶۵ ثبت اسناد در دفاتر باید با جوهر ثابت صورت پذیرد».

۷۴ ـ اصلاح و توضیح متن اسناد و ذیل ثبت سند قبل از امضاء و تکمیل سند.

در خصوص سؤال دفترخانه ۳۸۸ تهران بدین شرح (در صورت اشتباه در مبلغ اسناد در ثبت دفتر آیا امکان توضیح و اصلاح آن وجود دارد یا خیر و آیا در صورت اشتباه در ثبت مبلغ سند و توضیح و اصلاح آن، ملاک وصول حق‌الثبت مبلغ اولیه می‌باشد یا مبلغی که بعداً طی توضیح اصلاح گردیده است؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «قبل از امضاء و تکمیل سند با توجه به قسمت اخیر بند ۶۹ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا مهر ۶۵ هرگونه اصلاح و توضیح در متن اسناد و ذیل ثبت سند بلامانع است و در خصوص قسمت دوم سؤال، ملاک وصول حق‌الثبت، مبلغ واقعی سند که مورد توضیح قرار گرفته می‌باشد مشروط به رعایت ماده ۵۶ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷».

۷۵ ـ در ماده ۲۳ قانون دفاتر وظایف دفتریار آمده است.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۶ فسا مبنی بر این که (آیا با توجه به ماده ۳۰ و ۲۹ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ دفتریار وظیفه تنظیم سند در دفترخانه را دارد یا این که دفتریار فقط وظیفه امضاء اسناد و تنظیم دفتر درآمد را دارد؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «وظایف دفتریار همان است که در ماده ۲۳ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ آمده است».

۷۸ ـ تنظیم سند به شرط تعهد خریدار در مورد بدهی احتمالی آب و برق بلااشکال است.

در مورد نامه دفترخانه ۱۱۵ ساری به شماره ۴۱ ـ ۲۱/۸/۸۰ مبنی بر این که (اگر استعلام از سازمان‌های آب و برق میسر نباشد و خریدار تعهد به پرداخت بدهی احتمالی آب و برق را نماید، تنظیم سند بلااشکال است یا خیر؟) به شرح آتی اظهارنظر گردید: «چنانچه به اظهار متعاملین به هر دلیل دریافت مفاصاحساب میسر نباشد و خریدار تعهد پرداخت بدهی احتمالی آب و برق را نماید، تنظیم سند بلااشکال است».

۷۹ ـ الف: باید مشخصات قانونی در اسناد قید گردد.

ب: مصادیق ماده ۵۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مشمول حق‌الثبت نیست.

در خصوص سؤال دفترخانه ۱۶ بیرجند بدین شرح (آیا درج کلیه مشخصات اشخاص در اسناد تنظیمی الزامی است یا خیر و این که در متن تعهدنامه‌ای که به منظور استخدام اشخاص تنظیم می‌شود و مبلغی به عنوان جبران خسارت و دیون و الزامات ناشی از تعهد ذکر شده است، آیا مبلغ مذکور مشمول حق‌الثبت است یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «الف ـ مشخصاتی که قانوناً و ضوابط تعیین کرده باید در اسناد قید گردد. ب ـ چنانچه موضوع از مصادیق ماده ۵۱ قانون دفاتر اسناد رسمی باشد، مشمول حق‌الثبت نمی‌باشد».

۸۱ ـ تسلیم رونوشت اسنادی که به امضای سردفتر اصیل نرسیده با ذکر صریح جهات نقص بلااشکال است.

در مورد سؤال دفترخانه ۹ رشت بدین شرح (آیا سردفتر کفیل رونوشت اسنادی را که به امضای سردفتر اصیل نرسیده است به ذی‌نفع تسلیم نماید یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۶۴ و ۶۳ آیین‌نامه اجرایی قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷، تسلیم رونوشت چنین اسنادی با ذکر صریح جهات نقص بلااشکال است».

۸۲ ـ در اسناد انتقال اجرایی مال صغیر (محکوم علیه) نیازی به کسب اجازه از رئیس دادگستری نیست.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۰ ملکان بدین شرح (در مواردی که حکم به انتقال اموال محجور و صغیر (محکوم علیه) از طرف دادگاه صالح و اداره اجرای ثبت صادر شود آیا نیازی به کسب اجازه کتبی رئیس دادگستری هست یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «در مواردی که حکم دادگاه یا اداره اجرای ثبت برای انتقال مال صغیر (محکوم علیه) صادر شود نیازی به کسب اجازه از رئیس دادگستری نیست».

۸۵ ـ تنظیم اسناد وکالت و رضایت از جانب قیم نسبت به سهم‌الارث صغار از دیه یا صلح و سازش نیاز به کسب اجازه از مدعی العموم دارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۲۶ شیروان بدین شرح (آیا تنظیم وکالت یا رضایت از طرف صغار توسط قیم نیاز به کسب موافقت اداره سرپرستی دارد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «در خصوص تنظیم اسناد وکالت و رضایت از جانب قیم نسبت به سهم‌الارث صغار از دیه یا صلح و سازش نسبت به مقصر یا محکوم علیه، کسب اجازه از مدعی‌العموم (دادسرا) به استناد ماده ۱۲۴۲ قانون مدنی مورد نیاز است».

۸۶ ـ ‌قید شماره اشتراک آب، برق و گاز در سند خریداری ایرادی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۱۳ تهران بدین شرح (در مواردی که اشتراک آب به نام فروشنده یا فروشندگان قطعات تفکیکی نمی‌باشد و در سند خریداری قبلی نیز ذکری از شماره اشتراک آب نگردیده آیا در این‌گونه موارد می‌توان در اسناد تنظیمی اشاره به شماره آب اشتراک یا با حق استفاده از آب مشترک را قید نمود یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «نظر به این که آب و برق و گاز از توابع مسلم عرفی مبیع بوده و به استناد ماده ۳۵۶ قانون مدنی داخل در مبیع است، لذا با احراز موضوع قید شماره اشتراک ایرادی ندارد».

۹۳ ـ مطالبه و ملاحظه اصل گواهی‌های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث هنگام تنظیم سند قطعی ضروری است.

در مورد سؤال دفترخانه ۸۶ خسروشهر بدین شرح (اگر در اسناد وکالتنامه شماره انحصار وراثت و گواهی‌های مالیات بر ارث ذکر شده باشد به استناد آن می‌توان سند انتقال قطعی تنظیم نمود یا خیر و مطالبه اصل آنها ضرورت دارد یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «هنگام تنظیم سند قطعی و کلیه اسنادی که نیاز به گواهی حصر وراثت و مالیات بر ارث دارد مطالبه و ملاحظه اصل گواهی‌های حصر وراثت و واریز مالیات بر ارث ضروری است».

۹۵ ـ وکیل می‌تواند در جهت انجام مورد وکالت نسبت به اخذ رونوشت یا فتوکپی مصدق اقدام نماید.

در مورد نامه جامعه سردفتران و دفتریاران استان کرمان بدین شرح (اشخاص با در دست داشتن وکالت رسمی از موکل خود در جهت انجام مورد وکالت حق دریافت رونوشت سند را از دفاتر دارند یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «به استناد ماده ۶۷۱ قانون مدنی و بند دو ماده ۴۹ قانون ثبت، وکیل می‌تواند در جهت انجام مورد وکالت نسبت به اخذ رونوشت یا فتوکپی مصدق اقدام نماید».

۹۸ ـ تنظیم هرگونه سند بعدی برای یک پلاک و در همان دفترخانه در مدت اعتبار پاسخ استعلام بلامانع می‌باشد.

در مورد نامه دفترخانه ۲۶ ماهشهر بدین شرح (در هنگام تنظیم سند انتقال که دفترخانه از ثبت اسناد وضعیت پلاک را استعلام می‌نماید آیا برای تنظیم سند دیگری از جمله فروش اقساطی و رهن برای همان پلاک در مدت اعتبار استعلام مرقوم مجدداً باید استعلام نمود یا خیر؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به بند ۲۸ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر ۱۳۶۵، چنانچه تنظیم هرگونه سند بعدی برای همان پلاک و در همان دفترخانه باشد در مدت اعتبار پاسخ استعلام مربوطه بلامانع است».

۹۹ ـ در وکالتنامه‌های بلاعزل درج درخواست موکل مبنی بر عزل وکیل در ملاحظات ثبت سند موردی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۰۶ اصفهان بدین شرح (چنانچه در وکالتنامه‌هایی که ضمن عقد لازم موکل حق عزل وکیل را از خود سلب می‌نماید موکل با ارسال اظهارنامه و یا مراجعه حضوری اعلام عزل وکیل نموده و درخواست درج مراتب در ملاحظات ثبت سند را بنماید آیا دفترخانه مکلف به درج درخواست موکل در حاشیه ثبت سند می‌باشد یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به ماده ۶۷۹ قانون مدنی چنانچـه موکل ضمن عقد لازمی حق عزل وکیل را از خود سلب نموده باشد درج درخواست موکل مبنی بر عزل وکیل در ملاحظات ثبت سند موردی ندارد» .

۱۰۲ ـ وکیل نمی‌تواند معتمد موکل بی‌سواد قرار گیرد.

در مورد سؤال دفترخانه ۸۲۵ تهران مبنی براین که (در وکالتنامه کاری که موکل سواد ندارد آیا وکیل می‌تواند معتمد موکل جهت امضاء سند قرار گیرد؟) به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۵۹ قانون ثبت، در اسناد وکالت وکیل نمی‌تواند معتمد موکل بی‌سواد قرار گیرد» .

۱۰۳ ـ سردفتر حق تنظیم سند وکالت بدون حضور موکلین را ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۱۴۴ تهران بدین شرح (در مواردی که تعدادی از موکلین سند وکالت و ثبت دفتر را امضاء می کنند و تعدادی دیگر بر اثر اختلافات حاصله از امضاء سند وکالت و ثبت دفتر امتناع می ورزند تکلیف سردفتر چیست ؟) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «چنانچه همان زمان امضاء مراتب امتناع در ذیل سند قیدگردد نسبت به اشخاصی که ثبت و سند را امضاء نموده اند صحیح و نافذ می‌باشد و سردفتر با قید مراتب عدم امضاء سایر موکلین که از امضاء سند خودداری نموده‌اند در ذیل ثبت و سند مربوطه مبادرت به تکمیل سند می‌نماید بدیهی است سردفتر حق تنظیم سند وکالت بدون حضور موکلین را ندارد».

۱۰۵ ـ زوجین حسب مورد در ضمن عقد خارج لازم با اقرارنامه یا توافق‌نامه یا رضایت‌نامه نسبت به اسقاط یا اضافه نمودن شرط یا شروطی به صورت مستقل از سند ازدواج در دفتر اسناد رسمی اقدام نمایند.

در مورد سؤال دفترخانه ۷۲۷ تهران بدین شرح ( با توجه به این که زوجین به دفاتر اسناد رسمی مراجعه و تقاضای افزودن شروط به عقدنامه رسمی از جمله حق طلاق، انتخاب مسکن، شغل زوجه و غیره یا حذف بعضی از شروط مقرر در عقدنامه خود را می‌نمایند آیا تنظیم این گونه اسناد در دفاتر اسناد رسمی مجاز است یا خیر و در صورتی که مجاز باشد در قالب چه عقدی باید تنظیم و ثبت گردند ؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «با توجه به سؤال، مستنداً به ماده ۱۱۱۹ قانون مدنی و بند ۱۵۱ مجموعه بخشنامه‌های ثبتی تا اول مهر ماه ۶۵، زوجین حسب مورد در ضمن عقد خارج لازم با اقرارنامه یا توافق نامه یا رضایت نامه نسبت به اسقاط یا اضافه نمودن شرط یا شروطی به صورت مستقل از سند ازدواج مشروط بر این که خلاف مقتضای عقد نباشد در دفتر اسناد رسمی اقدام نمایند».

۱۱۰ ـ در ستون ملاحظات ارزش معاملاتی تصریح می‌گردد.

در مورد پرسش دفترخانه ۵۴ شهربابک بدین شرح ( در مواردی که قیمت مندرج در سند متفاوت با ارزش معاملاتی باشد آیا در دفتر درآمد و خلاصه معامله کدام یک از مبالغ باید درج شود ؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «در ستون مبلغ سند در دفتر درآمد بها و قیمت مورد معامله قید گردیده و در ستون ملاحظات، ارزش معاملاتی تصریح می‌گردد لکن در خلاصه معامله بهای مندرج در سند درج می‌شود».

۱۱۲ ـ درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و یا توافق و یا اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله بلامانع است.

در مورد نامه جامعه سردفتران و دفتریاران استان آذربایجان غربی مبنی بر این که ( با توجه به رأی شماره ۱۴۵ ـ ۱۵/۴/۸۲ هیأت عمومی دیوان عدالت اداری آیا ۱ـ دفاتر اسناد رسمی مجاز به درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و توافق و اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله می‌باشد یا خیر؟ ۲ـ در صورتی که قیمت طبق توافق طرفین در سند درج شود آیا اخذ حق‌التحریر برمبنای ثمن مندرج در سند خواهد بود یا ارزش معاملاتی اعلامی توسط دارائی؟ ۳ـ آیا اظهار و اقرار کتبی یا شفاهی متعاملین در خصوص شرایط و تعیین قیمت واقعی معاملات و درج آن در سند تنظیمی، از مصادیق مستندات قابل قبول دفاتر اسناد رسمی می‌باشد یا خیر؟ ) به شرح ذیل اظهار نظر گردید: «الف ـ درج قیمت معاملات بر طبق اظهار و یا توافق و یا اقرار کتبی یا شفاهی طرفین معامله بلامانع است لکن اجبار متعاملین به ارائه مبایعه نامه و یا اظهار ارزش واقعی مبیع صحیح نمی‌باشد. ب ـ با توجه به ماده ۵۸ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ حق‌التحریر برمبنای مبلغ مندرج در سند وصول می‌گردد. ج ـ اظهار یا اقرار کتبی یا شفاهی متعاملین در خصوص شرایط و تعیین قیمت معاملات و درج آن در سند تنظیمی، از مستندات قابل قبول می‌باشد البته رعایت حداقل مقرر در بند «ع» ماده یک قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب ۱۳۷۳ ضروری می‌باشد».

۱۴۷ د ـ دفاتر اسناد رسمی نیز می‌توانند مبادرت به استعلام نمایند.

آیا دفاتر اسناد رسمی در خصوص بندهای الف، ب و ج قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلف به استعلام از مراجع مربوطه نمی‌باشد یا خیر؟ به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به صریح ماده (۲) مذکور قانون دفاتر اسناد رسمی نیز می‌توانند مبادرت به استعلام نمایند».

۱۴۷ ز ـ در صورتی که امکان تعیین ارزش معاملاتی از طرف سردفتر میسر نباشد مکلف به استعلام می‌باشد.

در اجرای بند ج ماده (۱) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی در رابطه با ارزش معاملاتی املاک مورد معامله آیا دفاتر اسناد رسمی تکلیف به استعلام از وزارت امور اقتصادی و دارایی دارند یا خیر؟ به شرح زیر اظهار نظر گردید: «چنانچه سردفتر با استفاده از دفتر ارزش معاملاتی اعلام شده توسط وزارت امور اقتصادی و دارایی و یا غیر آن امکان تعیین ارزش معاملاتی به منظور اخذ حق‌الثبت را نداشته باشد مکلف به استعلام از وزارت دارایی جهت اعلام ارزش معاملاتی می‌باشد».

۱۴۷ ه‍ـ تشخیص موضوع جهت ارجاع به سازمان‌های زیر مجموعه وزارت جهاد کشاورزی به عهده اداره‌های شهرستان مربوطه می‌باشد.

در مورد انتقال اراضی خارج از محدوده آیا دفاتر اسناد رسمی فقط از وزارت جهاد کشاورزی باید استعلام نمایند و یا از کلیه سازمان‌های قید شده از قبیل سازمان امور اراضی و سازمان جنگل‌ها و مراتع و آبخیزداری کشور باید استعلام نمایند؟ به شرح زیر اظهارنظر گردید: «دفاتر اسناد رسمی در خصوص انتقال اراضی خارج از محدوده موضوع بند (ب) ماده (۱) قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مکلفند از اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوطه استعلام نمایند و تشخیص موضوع جهت ارجاع به سازمان‌های زیر مجموعه وزارت مذکور بر عهده اداره جهاد کشاورزی شهرستان مربوطه می‌باشد».

۱۵۰ ـ تنظیم سند رهنی برای کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی بلامانع می‌باشد.

در مورد سؤال اول دفترخانه ۹۳۷تهران به شماره ۹۸/۹۳۷مورخ ۲۹/۱/۸۵ بدین شرح (آیا تنظیم سند رهنی برای اشخاص حقوقی غیردولتی منع قانونی دارد یا خیر؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «براساس مقررات جاری تنظیم سند رهنی برای کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی بلامانع می‌باشد».

۱۵۱ ـ وظیفه دفترخانه ملاحظه مدارک و مستندات لازم جهت تنظیم سند و احراز صحت آنها می‌باشد.

در مورد سؤال دوم دفترخانه مذکور مبنی بر این که (آیا صرف ملاحظه مدارک ابرازی متعاملین برای تنظیم سند کافی می‌باشد یا این که اخذ فتوکپی جهت ضبط در پرونده نیز الزامی می‌باشد؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «وظیفه دفترخانه ملاحظه مدارک و مستندات لازم جهت تنظیم سند و احراز صحت آنها می‌باشد و تکلیفی در نگهداری اصل یا فتوکپی مدارک ابرازی متعاملین، به استثنای مدارک مربوط به خدمت نظام وظیفه مشمولین ندارد». [۱۹]

۱۵۲ ـ ثبت ارقام و اعداد به صورت حرف به حرف و در قالب کلمات لازم و ضروری نبوده و دفترخانه در این مورد تکلیفی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۲۰۴ باغبهادران به شماره ۹ ـ ۱۶/۱/۸۵ بدین شرح (مستنبط از ماده ۵۶ قانون ثبت اسناد و املاک مصوب ۱۳۱۰ و طریقه اجرای صحیح مفاد ماده مرقوم در دفاتر اسناد رسمی کدام است؟) بحث و بررسی لازم به عمل آمد و به شرح ذیل اظهارنظر گردید: «اولاً مفاد ماده ۵۶ قانون ثبت اختصاص به گذشته‌های دور داشته که اسناد عادی را مراجعین جهت ثبت رسمی به مباشرین ثبت و مسئولان دفاتر ادارات ثبت اسناد ارائه می‌نمودند ولیکن امروزه که دفاتر اسناد رسمی موظفند اسناد را در اوراق مخصوص تنظیم و سپس در دفتر به ثبت برسانند ماده ۵۶ فلسفه وجودی خود را از دست داده است، ثانیاً از سیاق عبارات ماده ۵۶ این طور استنباط می‌شود که منظور آن است که مندرجات سند عیناً و بدون افزایش یا کاهش چیزی از آن از ابتدا تا انتهاء در دفتر به ثبت برسد نه آنکه اعداد و ارقام نیز به حروف تبدیل شوند، ثالثاً اگر اسناد حرف به حرف در دفتر به ثبت برسند دیگر کلمه‌ای تحقق نخواهد یافت و تنها حروفی که قابل قرائت نبوده و فهم و درک آن دشوار خواهد بود به جای خواهند ماند بنابراین با توجه به دلایل فوق‌الذکر کمیسیون به شرح زیر مبادرت به صدور رأی می‌نماید: ثبت ارقام و اعداد به صورت حرف به حرف و در قالب کلمات لازم و ضروری نبوده و دفترخانه در این مورد تکلیفی ندارد».

۱۵۷ ـ دفترخانه می‌تواند به تعداد متعاملین اصول اسناد را تنظیم نماید.

در مورد سؤال دفترخانه ۴ خوانسار بدین شرح (با توجه به ماده ۲۱ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۱۷ آیا مطالبه بانک‌ها که دو نسخه یا سه نسخه از سند تنظیمی را مطالبه می‌نمایند وجاهت قانونی دارد یا خیر؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۲۱ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ اصول اسناد رسمی در صورت تقاضای متعاملین به تعداد آنها به انضمام یک نسخه برای نگهداری در دفترخانه تهیه خواهد شد، لذا به تعداد متعاملین دفترخانه می‌تواند اصول اسناد را تنظیم نماید در صورتی که بیش از تعداد متعاملین نیاز به اصول اسناد باشد دفترخانه می‌تواند مبادرت به صدور رونوشت و یا کپی مصدق نماید».

۱۵۹ ـ غیر از اصل فیش‌های پرداختی حقوق دولتی، بایگانی اصل بقیه مدارک در دفترخانه لزومی ندارد.

در مورد سؤال دفترخانه ۶۸۱ تهران مبنی بر این که (آیا اصول برگ کمپانی خودرو و مدارک هنگام تنظیم سند باید در دفترخانه بایگانی شود؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «غیر از اصل فیش‌های پرداختی بابت مالیات نقل و انتقال و حق‌التحریر و حق‌الثبت، بایگانی اصل بقیه مدارک در دفترخانه لزومی ندارد». [۲۰]

۱۶۲ ـ کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است.

در مورد سؤال دفترخانه ۴ خوانسار بدین شرح (هنگام مرخصی دفتریار و نیز هنگام کفالت امور دفتریاری و قبل از تعیین دفتریار دائم، چه میزان از ۱۵% متعلق به دفتریار کفیل است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به ماده ۱۷ آیین‌نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ مبنی بر این که کفیل دارای وظایف و حقوق دفتریار اصیل است لذا تمامی ۱۵% بند ۲ ماده واحده قانون توزیع حق‌التحریر دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۸/۲/۷۳ متعلق به دفتریار کفیل است».

۱۷۲ ـ درج حقوق دولتی در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد.

در خصوص سؤال دفترخانه ۱۱۱ تهران مبنی بر این که (آیا بند ۲ دستورالعمل شماره ۳۴۷۲/۱۰ مورخ ۲۸/۳/۶۹ ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر قید مبلغ حق‌الثبت در صدر و ذیل اسناد تنظیمی، ماده ۵۳ آیین‌نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب سال ۱۳۱۷ «مبنی بر درج مبلغ حق‌الثبت مأخوذی در دفتر در ستون حقوق دولتی» را نسخ نموده است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «با توجه به رویه جاری که حقوق دولتی در متن اسناد قید و عیناً در دفتر سردفتر ثبت می‌شود درج مجدد آن در ستون حقوق دولتی ضروری به نظر نمی‌رسد».

۱۷۷ ـ انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است.

در مورد سؤال دفترخانه ۸۱ اصفهان مبنی بر این که (چنانچه چند نفر ملکی را که دارای یک جلد سند مالکیت است مشاعاً خریداری نمایند و قصد انتقال آن را به غیر دارند آیا الزاماً باید هر یک برای خود سند مالکیت جداگانه اخذ نمایند و یا این که انتقال ملک مذکور با سند مالکیت فوق بلامانع است؟) به شرح زیر اظهارنظر گردید: «مستفاده از ماده یک قانون تسهیل تنظیم اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۵/۴/۸۵ در صورتی که پاسخ استعلام ثبت حاکی از مطابقت دفتر املاک با سند مالکیت باشد انجام معامله توسط مالکین مشاعی به استناد سند مالکیت اولیه بلامانع است».